Theo ArchDaily – Dịch: Hồng Hạnh (ArcSens)

Với danh sách dài những việc phải làm, hàng tá yêu cầu cần tư vấn từ khách hàng và những bản vẽ dở dang cần hoàn thiện, nhiều kiến trúc sư đang cố gắng phân chia thời gian để có thể hoàn thành hết các công việc. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian hợp lý để đạt được hiệu quả trong công việc? Hãy cùng ArcSens tìm hiểu nhé.

1. Quản lý thời gian của bạn chủ động

Chủ động với thời gian của bạn có nghĩa là đưa ra những lựa chọn có chủ ý về những gì bạn làm và quan trọng hơn là những gì bạn không làm. Nó có nghĩa là tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng. Đây là nền tảng của việc quản lý thời gian hiệu quả. Thời gian của bạn thuộc về bạn. Đừng để người khác quyết định bạn tiêu tiền như thế nào.

Điều này thường dễ nói hơn là thực hiện, đặc biệt là khi sếp hoặc khách hàng của bạn kỳ vọng nhiều hơn những điều bạn đã làm hôm qua. Tuy nhiên, đặt kỳ vọng phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn ngày của bạn và cuộc sống của bạn nói chung. Tôn trọng thời gian của bạn và những người khác cũng tôn trọng nó.

2. Hạn chế sự phân tâm

Tắt thông báo qua email của bạn. Tiếp theo đó, hãy đóng tất cả các tab trên trình duyệt của bạn. Cuối cùng, hãy đặt điện thoại của bạn rung hoặc tốt hơn nữa, hãy tắt máy. Các kết nối này là phương tiện quan trọng để kết nối với mọi người, nhưng nó cũng gây ra sự phân tâm rất lớn nếu bạn không biết kiểm soát chúng.

Tôi không nói rằng loại bỏ chúng hoàn toàn. Có một thời gian và địa điểm cho tất cả các công nghệ này. Bí quyết là hạn chế sự xao nhãng để bạn có thể thực hiện một số công việc quan trọng và cấp bách.

Đối với người mới bắt đầu, hãy kiểm tra email của bạn hai lần một ngày – một lần vào buổi trưa và một lần nữa vào lúc 4 giờ chiều. Email là một công cụ giao tiếp tuyệt vời nhưng bạn sẽ dễ phản ứng với email khi vào hộp thư đến thay vì tập trung vào công việc cần làm.

3. Một nhiệm vụ

Bộ não con người không được thiết kế để làm nhiều hơn một điều cùng một lúc. Khi thực hiện đa nhiệm vụ, chúng ta dễ dàng chuyển từ công việc này sang một công việc. Phải mất thời gian để thực hiện thay đổi này, do đó, đa nhiệm thực sự mang lại rất ít hiệu quả.

4. Ghi nhật ký thời gian

Trong một tuần, hãy theo dõi mọi thứ bạn làm trong ngày và đánh dấu nó trong nhật ký. 

Sử dụng máy tính xách tay, bảng tính hoặc thậm chí một ứng dụng để ghi nhật ký thời gian. Nó rất hữu ích vì bạn sẽ có những tổng hợp chi tiết hơn về những gì bạn thực sự làm so với những gì bạn nghĩ bạn làm. Với dữ liệu này trong tay, bạn có thể phân tích khách quan hoạt động trong một tuần của bạn và biết mình dành phần lớn thời gian cho việc gì. Kết quả có thể sẽ rất đáng ngạc nhiên đấy.

5. Thiết kế kế hoạch tuần của bạn

Chúng tôi có thể thiết kế mọi thứ ở tất cả các quy mô, từ tổng thể rộng lớn đến những thứ chi tiết hơn như cửa sổ, tay nắm cửa. Thế thì tại sao chúng ta không thể thiết kế một tuần lý tưởng của chúng ta?

Về bản chất, quản lý thời gian chỉ là vấn đề thiết kế. Chỉ có 168 giờ trong một tuần và bạn cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc quan trọng đối với bạn. Để bắt đầu, hãy lập một danh sách cụ thể tất cả những điều bạn cần làm cũng như bạn muốn làm. Sau đó sửa chữa và sắp xếp sao cho những mục này tương ứng với các khoảng thời gian hợp lý để tạo ra một ngày và một tuần điển hình của bạn. Đừng quên bao gồm ít nhất bảy giờ ngủ (tám là tốt hơn), thời gian để tập thể dục và các hoạt động xã hội khác.

Hãy sử dụng thiết kế của bạn như một hướng dẫn để đảm bảo bạn nhận được những hiệu quả tích cực nhất.

Còn lời khuyên cuối cùng …

Bạn cần nhận ra rằng bạn sẽ không thể làm được tất cả mọi việc. Nên bạn cần tìm hiểu xem điều gì là quan trọng và đưa ra những lựa chọn sáng suốt về những gì bạn có thể thực hiện thành công. Hãy nhớ rằng, thời gian là sản phẩm quý giá nhất của chúng ta. Nếu bạn không biết cách sử dụng hiệu quả, nó sẽ qua đi rất nhanh trước khi bạn  kịp nhận ra điều đó.

Những lời khuyên này không chỉ hữu ích đối với những kiến trúc sư mà còn đối với những ngành nghề khác. Hy vọng bạn có thể vận dụng chúng trong cuộc sống hàng ngày của mình để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.